企业固定资产实物精细化管理的方法与实践

行政行家2020-01-14 15:00:42753

固定资产的精细化管理方法经过多行业企业长期实践,已经被证实是为企业带来可持续经济效益的有效管理手段。如何持续提高资产利用率、减少不必要的开支和浪费,是固定资产精细化管理过程中需要关注的核心问题。实践证明,持续提高固定资产利用率需要依赖于创新的现代化管理方法和系统工具。随着科学技术的不断进步,从最初的手工记账,到今天的信息化、数字化,以及最终走向智能化,固定资产的管理手段越来越丰富和完善,使管理的精细化不断被加强,为企业带来可观的价值。


固定资产管理的行业发展


在我国20世纪90年代以前,企业普遍采用的是手工记账的管理方式登记费时费力、不易保存、修改追溯困难等问题。在随后的二十年里,随着计算机的大规模普及,企业的固定资产管理开始进入电子化时代:把纸面上的记录,无论是资产的采购信息、折旧信息、领用维修等信息,分门别类条理清晰地存入电脑,使其易修改、易保存、计算方便快捷,相较手工记账很大程度的提高了固定资产管理的效率。

随着经济的快速增长,竞争日趋激烈,企业的生存难度不断加大,如何充分利用有限的生产资料创造更多的经济效益,成为企业精细化管理绕不开的课题。信息化时代的来临,尤其移动互联网的普及,让企业认识到了信息化对于现代企业管理的巨大价值。利用信息的及时传递,科学地调动资产维护和管理力量及时执行任务,使生产资料时刻处于最佳状态,是信息化时代的终极目标。这也真正开启了企业固定资产管理面向实物的精细化管理的序幕。

IOT等新技术的推广,让固定资产的实物管理开始真正实现数字化。数据源源不断地被采集和汇总,并被科学地统计分析,最终呈现出多维度的数字图景,让管理者能够充分洞悉所有固定资产真实的经济效益。

在云计算、大数据、人工智能如火如荼发展的今天,固定资产的实物管理正朝着智能化的方向不断演进。人工智能可以为决策者提供更为合理的决策参考,自动执行重复性的管理工作,从而大幅度降低了精细化管理的难度。

 

 


企业固定资产管理依然面临的挑战


技术的不断革新带动了一批企业的变革,但是还远未覆盖大多数企业。我们必须正视的现实是:很多企业的固定资产管理仍然处在由电子化向信息化、数字化的转变过程中很多企业的固定资产管理手段和方法相对落后,甚至没有实物管理的概念很多管理者对实物管理的价值缺乏认识,直接导致了企业自身在固定资产的管理和利用上依然面临诸多挑战。其中比较有代表性的几点:

一、固定资产的经济效益低,安全性难以保证。

很多管理者很难准确的说明,其购买的固定资产终究为企业创造了多少实际的效益企业里到底有多少固定资产是得到了充分的利用、多少是闲置。根据不完全统计,我国很多企业的固定资产闲置率甚至达到20%高价值、可移动固定资产难查找、易丢失也是企业固定资产管理中非常常见的问题大型企业由于地域分布广、人手不足、方法落后等问题,每年只能盘点一次,利用率低、安全性差的问题难以有效解决。

二、账实不符。

财务记账非常清晰,但到了审计过程中却依然经常发生跟实物无法准确一一对应的情况,导致审计的时候平账非常困难。举例来讲,账务人员记账:“某年某月某日购置1000把椅子,10万块”。几年过去了,经历了频繁的位置、责任人等信息变动,到底当初登记的是哪批资产,早已经无从稽考。

三、管理制度落地难。

管理者制定制度时非常仔细,但到实操环节,很多的规范和制度都难以落地这样的情况通常并非是制度本身的问题,而是因为缺乏与之配套的管理工具。用来支持制度落地的工具赶不上制度规范的更新迭代,落地难就。

四、“盘点难”。

无论是制度的缺陷还是执行手段、工具的缺乏,亦或是历史数据的问题,都共同造成了一个结果就是盘点困难。如今的企业固资管理实践中,“盘点难”已经成为困扰一线人员的“老大难”问题。

 

 


 

企业固定资产实物管理最佳实践


无论是使用率、安全性,还是制度落地和实物盘点,根本上离不开同一个核心,就是必须要管理到物。以实物为核心所开展的管理真正融合数字化、智能化的能力的有效方式也是解决诸多难题的切入口

固定资产的实物管理,是电子化记账式固定资产管理的延伸是企业信息化、数字化、智能化管理的重要基础。固定资产实物管理模型分为五个层次:基础是流程、规范、制度的制定和管理;其上是人员工作过程(即工单、盘点等)管理;围绕着实物资产的核心操作构成操作层的管理;在这三层的基础上再产生信息和数据;信息和数据的整合分析,构成了管理者视图,也为驱动整个体系科学运转的人工智能决策模型提供了可靠的支持。

 


行政行家固定资产实物管理解决方案


行政行家作为以固定资产实物管理最佳实践方法为依托的解决方案,有以下特点

一、 细化固定资产全生命周期管理,提高实物资产利用率。

行政行家实物资产的全生命周期管理是完整的规范和工具的集合体。资产出入维修维保的信息化协同备品备件的管理计划性维护的排期和任务自动下发执行监督、提醒,以及IOT的信息收集和响应,构成了资产的全生命周期管理。全生命周期的精细化管理有助于管理者随时掌握固定资产的使用状况,综合生命周期内所有数据,管理者能够准确洞悉资产的经济效益。

全生命周期管理中的信息化部分,使所有参与固定资产的作业人员高效协同,缩短固定资产查找、维修、维护、定检等作业时间,提高资产使用率。

 

二、保障资产安全性,解决固定资产盘点难问题。

行政行家独创了以空间为单位的网格化固定资产管理思想采用RFID超高频标签远距离读写技术,实现单位空间内的快速盘点。通过使用RFID标签加手持机,实现短周期快速盘点;行政行家的固资盘点,可以秒级完成十件资产的盘点,快到让资产盘点变成享受。

 

三、账实对接,解决审计难问题。

很多企业都面临着账实不符的困扰尤其审计成本较高的上市企业、政府机关事业单位、国企。行政行家与财务系统或传统的固资管理系统对接,在每一条记账下添加实物固定资产,实现二者的双向追溯,账实不符问题能够得到有效解决

 

四、无缝对接到已有的管理体系。

任何一个新的管理体系要落地并为企业带来实际效益,必须能够无缝对接到已有的管理体系行政行家不改变既有的优质的管理规范和流程,只填补实物管理空缺。行政行家能够充分融入到已有体系,并使多系统的协同在实物固定资产的管理上发挥最大的效能。例如,行政行家与财务系统的对接,可以实现账实互通,双向追溯;行政行家与OA的对接,将已有的管理流程有关固定资产管理的部分接入到行政行家,使得固定资产管理的各个流程流畅运行。

 


 

总结


依托于规范的管理制度、先进科学的管理工具,并通过管理者和执行者的最佳实践构建起的管理体系,能够使固定资产精细化管理方法充分落地,从而为企业带来实实在在的经济效益。